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Conditions générales d'utilisation et de vente (CGU/CGV)

Dernière mise à jour : 11 août 2026 Version : 2.4

1. Objet et acceptation

Les présentes conditions régissent l'accès et l'utilisation du service SANZA, édité et exploité par BAHINIBA, SARLU au capital de 1 000 000 FCFA, RCCM TG-LFW-01-2024-B13-00256, NIF 11001918218, siège à Adidogomé, Lomé, Togo (« BAHINIBA », « nous »). SANZA est une marque et un produit de BAHINIBA ; le contrat d'abonnement est conclu entre le client et BAHINIBA.

SANZA est un service en ligne par abonnement (SaaS) de gestion d'entreprise destiné aux professionnels : facturation, suivi des clients et du recouvrement, encaissement par mobile money, gestion de stock, comptabilité conforme au référentiel SYSCOHADA assistée par intelligence artificielle, achats, paie et immobilisations, selon le plan souscrit.

La création d'un compte vaut acceptation pleine et entière des présentes conditions, ainsi que du Contrat de sous-traitance de données personnelles annexé (article 17). Le service est réservé aux professionnels agissant dans le cadre de leur activité ; les règles protectrices du consommateur ne s'appliquent pas.

2. Compte et responsabilités de l'utilisateur

Le client garantit l'exactitude des informations fournies à l'inscription. Il est responsable de la confidentialité de ses identifiants et de l'usage fait de son compte par les utilisateurs qu'il invite. Il s'engage à un usage licite du service, en particulier à ne pas émettre de documents commerciaux frauduleux et à ne pas tenter de contourner l'isolation des données entre entreprises.

3. Essai gratuit

Tout nouveau compte bénéficie d'un essai gratuit de 14 jours, sans engagement et sans paiement préalable ; seul un numéro mobile money vérifié est demandé. Cet essai permet au client d'évaluer pleinement le service avant tout paiement.

À l'issue de l'essai, si aucun abonnement n'est souscrit, le compte passe en consultation seule et demeure dans cet état sans autre limitation de durée que celle prévue pour la conservation des données. Le client conserve l'accès en consultation à ses données et peut activer un abonnement à tout moment pour retrouver un accès complet.

Aucune donnée n'est supprimée du seul fait de la fin de l'essai. Les données sont conservées 12 mois à compter de l'expiration de l'essai, puis supprimées définitivement. Trois avis préalables sont adressés au client avant toute suppression : le premier à J-90 (trois mois avant la suppression), le deuxième à J-30 accompagné d'une proposition d'export en un geste, le troisième et dernier à J-7. Aucune suppression n'intervient tant que ces trois avis n'ont pas été effectivement remis.

Le mécanisme de défaut de paiement prévu à l'article 7 ne s'applique pas à l'expiration de l'essai gratuit, qui ne constitue pas un impayé : aucune relance d'impayé n'est adressée et aucune suspension n'intervient à ce titre.

4. Abonnement, prix et paiement

L'abonnement est mensuel ou annuel, payable en FCFA par mobile money auprès de BAHINIBA. La grille tarifaire en vigueur (plans DÉMARRAGE, BUSINESS, PRO et PRO+, quotas inclus) est publiée sur la page Tarifs du site et fait partie intégrante des présentes. Le paiement annuel bénéficie d'une remise équivalente à 2 mois offerts ; cette remise est la contrepartie de l'engagement annuel.

Chaque plan inclut des quotas mensuels (utilisateurs, factures, usages IA, messages WhatsApp) précisés dans la grille tarifaire. Au delà du nombre d'utilisateurs inclus, un utilisateur supplémentaire est facturé 4 000 FCFA par mois sur les plans BUSINESS et PRO (utilisateurs illimités sans surcoût sur PRO+ ; le plan DÉMARRAGE reste strictement limité à un utilisateur, sans extension possible). Pour les autres quotas, au delà du plafond mensuel, les options indiquées dans la grille s'appliquent ou la fonctionnalité est suspendue jusqu'au mois suivant.

Nous pouvons faire évoluer les prix ; toute évolution est notifiée au moins 30 jours avant application et ne prend effet qu'au renouvellement suivant.

5. Périodes d'abonnement et date d'échéance

Chaque période mensuelle court du jour du paiement jusqu'à la veille du même quantième du mois suivant. Un abonnement payé le 5 juillet couvre ainsi la période du 5 juillet au 4 août inclus, et la prochaine échéance est fixée au 5 août.

Lorsque le mois suivant ne comporte pas le quantième correspondant, l'échéance est reportée au dernier jour de ce mois, sans que la date de référence soit perdue pour les mois ultérieurs. Un abonnement souscrit le 31 janvier a ainsi pour échéance le 28 ou le 29 février, puis de nouveau le 31 mars.

Les périodes annuelles suivent le même principe, sur douze mois.

6. Renouvellement et rappels avant échéance

Il appartient au client, professionnel, d'anticiper le budget de son abonnement et d'en assurer le renouvellement. Pour l'y aider, BAHINIBA lui adresse trois rappels avant l'échéance :

  • à J-10 (dix jours avant l'échéance) ;
  • à J-3 (trois jours avant l'échéance) ;
  • à J0 (jour de l'échéance).

Ces rappels sont envoyés par WhatsApp, SMS ou e-mail. Le renouvellement s'effectue par le paiement de la période suivante.

7. Défaut de paiement : lecture seule puis suspension

Si le paiement de renouvellement n'est pas intervenu à l'échéance (J0), malgré les rappels prévus à l'article 6, le compte passe immédiatement en lecture seule à J0.

Ce que permet la lecture seule. Le client conserve l'accès en consultation à l'ensemble de ses données et documents. Il ne peut plus créer, modifier ni émettre de document (factures, encaissements, écritures, bulletins de paie). La fonction d'export automatique de l'application est désactivée pendant cette période ; toute demande d'export formelle adressée au support reste honorée dans les conditions prévues par la Politique de confidentialité.

Durée et messages. La lecture seule dure 7 jours. Pendant cette période, BAHINIBA adresse au client les messages suivants :

  • à J+1 : rappel de la situation et des modalités de régularisation ;
  • à J+3 : relance ;
  • à J+6 : avertissement de suspension imminente, précisant les conséquences et les moyens de régulariser ;
  • à J+7 : notification de la suspension effective, précisant les conditions de récupération du compte et des données.

Suspension. À l'issue de ces 7 jours sans régularisation, le compte est suspendu : l'accès est fermé. Les données du client sont conservées pendant 12 mois à compter de la suspension. Trois avis préalables sont adressés au client avant toute suppression : le premier à J-90 (trois mois avant la suppression, soit neuf mois après la suspension), le deuxième à J-30 accompagné d'une proposition d'export complet en un geste, le troisième et dernier à J-7. Aucune suppression n'intervient tant que ces trois avis n'ont pas été effectivement remis. À l'issue de ces 12 mois et sous réserve de la remise des trois avis, les données sont supprimées définitivement.

8. Régularisation et effet sur la date d'échéance

Pendant la lecture seule. Le paiement rétablit l'accès complet mais ne repousse pas la date d'échéance suivante : les jours passés en lecture seule ne sont ni rattrapés, ni prolongés, ni remboursés. Un client dont l'échéance était le 5 juillet et qui régularise le 10 juillet règle une seule mensualité et conserve le 5 août comme prochaine échéance.

Paiement anticipé du renouvellement. Un client à jour peut payer sa prochaine mensualité à partir de trois jours avant l'échéance (J-3) ; ce paiement, toujours d'une seule mensualité, ouvre directement la période suivante, qui devient la nouvelle date d'ancrage. Aucun paiement anticipé n'est accepté avant J-3 : le lien de paiement retourne un refus explicite. En aucun cas une régularisation ou un renouvellement ne donne lieu au paiement de deux mensualités simultanées.

Après suspension. La réactivation d'un compte suspendu est subordonnée au règlement des périodes écoulées depuis la dernière échéance impayée, dans la limite de trois mensualités, en contrepartie de la conservation, de l'hébergement et de la sécurisation des données pendant cette durée. Le lien de paiement de réactivation cumule en une seule transaction mobile money l'arriéré et la première mensualité de la nouvelle période, présentés en lignes distinctes sur le reçu. Un paiement partiel qui ne solderait que la nouvelle mensualité sans l'arriéré ne rétablit pas l'accès et reste en attente jusqu'à décision. Le règlement complet ouvre une nouvelle période d'abonnement à compter de la date de paiement, qui devient la nouvelle date d'échéance de référence.

9. Changement de plan

Le changement de plan est immédiat. La différence est calculée au prorata du mois en cours : facturée en cas de montée de plan, portée au crédit du compte en cas de descente de plan.

10. Codes de remise commerciale et programme de parrainage

BAHINIBA peut proposer des codes de remise commerciale (pourcentage ou montant fixe sur un plan payant) dans le cadre d'offres ponctuelles ou de partenariats commerciaux (par exemple avec des cabinets comptables). Ces codes ne sont jamais applicables au plan DÉMARRAGE. Les conditions précises de chaque offre (durée, plafond d'utilisation, plans éligibles) sont communiquées au moment où l'offre est active. BAHINIBA peut modifier ou mettre fin à une offre à tout moment, sans effet sur les remises déjà appliquées.

BAHINIBA peut également proposer un programme de parrainage entre entreprises clientes, sous forme d'un crédit applicable aux abonnements futurs lorsqu'une entreprise recommandée par un client existant devient elle-même cliente. Les conditions précises de ce programme (montant du crédit, plafond annuel, conditions d'éligibilité) seront publiées au moment de son activation et feront à cette occasion l'objet d'une mise à jour des présentes conditions. Le programme de parrainage est distinct des codes de remise commerciale ci-dessus et ne leur est jamais assimilé.

11. Résiliation

Le client peut résilier à tout moment depuis l'application, sans motif ni préavis. La résiliation prend effet à la fin de la période déjà payée ; aucune somme n'est due au delà. Les conditions de remboursement éventuel sont définies dans la Politique de remboursement.

Nous pouvons suspendre ou résilier un compte en cas de violation grave des présentes (fraude, usage illicite, atteinte à la sécurité), après mise en demeure restée sans effet sous 7 jours, sauf urgence justifiée par la sécurité de la plateforme.

À la résiliation, le client dispose de 12 mois pour exporter ses données (JSON et CSV) avant leur suppression définitive.

12. Propriété des données et propriété intellectuelle

Les données saisies par le client (clients, factures, écritures, employés) restent sa propriété exclusive. BAHINIBA n'acquiert aucun droit dessus, hors ce qui est strictement nécessaire à la fourniture du service, dans les conditions du Contrat de sous-traitance de données personnelles annexé. Le logiciel, la marque SANZA et les éléments du service restent la propriété exclusive de BAHINIBA.

13. Conformité à la facturation électronique certifiée (obligations locales)

Dans les pays où la facturation électronique certifiée est activée pour SANZA, BAHINIBA intègre à SANZA la connexion avec la plateforme fiscale nationale correspondante. L'activation d'un pays, et son niveau (accès pour les entreprises non assujetties, ou accès complet incluant la certification), sont pilotés par BAHINIBA et communiqués sur la page Tarifs et sur le site ; un pays non encore activé au niveau requis par l'activité du client n'ouvre pas cette fonctionnalité, sans que cela retire au client l'accès aux autres fonctionnalités de SANZA.

En République de Côte d'Ivoire, SANZA intègre la Facture Normalisée Électronique (FNE) et le Reçu Normalisé Électronique (RNE) de la Direction Générale des Impôts, conformément à l'arrêté n° 0337/MFB/DGI/DLCD/SDL/bke du 9 mai 2025, dans les conditions décrites sur fne.dgi.gouv.ci. Chaque client ivoirien procède à sa propre inscription individuelle auprès de la plateforme FNE, accompagné pas à pas par l'assistant dédié de SANZA ; cette inscription individuelle ne nécessite aucun agrément préalable de BAHINIBA en tant qu'éditeur.

Formulation prudente pour les pays dont le régime de facturation certifiée n'est pas encore confirmé (notamment le Sénégal à la date des présentes). Pour ces pays, SANZA n'affirme ni ne promet une intégration à un dispositif de certification tant que celui-ci n'a pas été confirmé par les autorités compétentes ; le client y est informé du statut réel avant toute déclaration d'assujettissement.

Responsabilités partagées.

  • BAHINIBA s'engage à maintenir l'intégration technique conformément aux spécifications publiées par l'administration fiscale locale et à mettre en œuvre les moyens raisonnables pour que chaque facture émise par un client soit soumise à certification sans délai.

  • Le client demeure seul responsable de son inscription à la plateforme fiscale de son pays, de la véracité des informations qu'il y déclare (NCC, régime fiscal, coordonnées), du solde de son compte auprès de la plateforme fiscale (notamment le solde de stickers électroniques FNE, dont le coût unitaire est fixé par la DGI et n'est pas inclus dans l'abonnement SANZA), et du respect des obligations fiscales qui lui incombent en cas d'anomalie.

  • Statut d'assujettissement ou d'exemption, déclaré par le client sous sa seule responsabilité. SANZA permet au client de déclarer, pour chaque pays où il opère, s'il est assujetti à la facturation électronique certifiée ou s'il relève d'une catégorie légalement exemptée. Cette déclaration est faite par le client, modifiable à tout moment depuis ses paramètres, et engage sa seule responsabilité : SANZA ne vérifie ni ne garantit l'exactitude de cette qualification, et agit en simple exécutant technique de la déclaration fournie. Une déclaration d'exemption inexacte, qui exposerait le client aux sanctions décrites ci-dessous, ne saurait engager la responsabilité de BAHINIBA.

  • Coût des stickers à la charge exclusive du client. En Côte d'Ivoire, le coût unitaire des stickers électroniques (20 FCFA par facture normalisée FNE, 15 FCFA par reçu normalisé RNE, 25 FCFA pour un RNE d'achat en espèces supérieur à 100 000 FCFA) est fixé par la Direction Générale des Impôts et versé par le client directement à la DGI via la plateforme officielle. BAHINIBA ne perçoit ni ne facture ces montants. L'abonnement SANZA n'inclut aucun sticker.

  • Indisponibilité de la plateforme fiscale. En cas d'indisponibilité de la plateforme fiscale nationale, ou de rejet d'une facture par cette plateforme, BAHINIBA notifie le client au plus tôt et met en œuvre les moyens raisonnables pour traiter l'anomalie. BAHINIBA n'est pas responsable des conséquences d'une indisponibilité de la plateforme fiscale, ni des sanctions administratives éventuellement encourues par le client du fait de ces indisponibilités, sauf faute lourde ou intentionnelle de BAHINIBA.

14. Rôle de l'intelligence artificielle : une assistance, jamais une décision

Les fonctionnalités d'IA (lecture de pièces, propositions d'écritures comptables, assistant en langage naturel) produisent des propositions, toujours accompagnées d'une explication, et jamais appliquées sans validation humaine. Cette architecture est conforme à l'article 27 de la loi togolaise 2019-014 qui interdit toute décision produisant des effets juridiques prise sur le seul fondement d'un traitement automatisé. Le client demeure seul responsable de la validation de ses écritures, de l'exactitude de sa comptabilité et de ses déclarations fiscales et sociales. SANZA est un outil de gestion et ne fournit ni conseil comptable, ni conseil fiscal, ni conseil juridique ; le recours à un expert-comptable reste de la responsabilité du client.

15. Disponibilité et niveau de service

Nous visons une disponibilité élevée du service (objectif interne de 99,5 %), sans que cet objectif constitue un engagement contractuel de résultat au lancement. Des interruptions pour maintenance planifiée sont notifiées à l'avance dans la mesure du possible. Le mode hors ligne de l'application permet la continuité des opérations de caisse en cas de coupure réseau.

Le service dépend de prestataires tiers (opérateurs de mobile money, agrégateur de paiement, WhatsApp, hébergeurs, fournisseur d'IA). Nous ne répondons pas des défaillances propres à ces tiers, mais mettons en œuvre les moyens raisonnables pour en limiter les effets (canaux de secours, files de synchronisation).

16. Limitation de responsabilité

Dans les limites permises par la loi, la responsabilité totale de BAHINIBA, toutes causes confondues, est plafonnée au montant des sommes effectivement payées par le client au titre des 12 derniers mois d'abonnement. BAHINIBA ne répond pas des dommages indirects (perte de chiffre d'affaires, perte de clientèle, préjudice d'image), ni des conséquences d'une saisie erronée par le client, d'une validation d'écriture inexacte, ou d'un manquement du client à ses obligations fiscales et sociales.

Rien dans les présentes n'exclut la responsabilité de BAHINIBA en cas de faute lourde ou intentionnelle.

17. Données personnelles et Contrat de sous-traitance

Le traitement des données personnelles est régi par la Politique de confidentialité et par le Contrat de sous-traitance de données personnelles annexé aux présentes, conforme à l'article 20 alinéa 2 de la loi togolaise n° 2019-014 du 29 octobre 2019. Ces deux documents font partie intégrante des présentes CGU/CGV. L'acceptation des CGU/CGV vaut acceptation du Contrat de sous-traitance.

Le Contrat de sous-traitance précise notamment l'objet, la durée, la nature et la finalité du traitement, les catégories de données et de personnes concernées, les obligations de sécurité, les modalités de restitution ou de destruction des données à la fin du contrat, et les modalités d'audit.

BAHINIBA a désigné, en application des articles 75 à 78 de la loi 2019-014, Monsieur KOUASSI N. Emmanuel, gérant, comme correspondant à la protection des données à caractère personnel. Ses coordonnées figurent dans la Politique de confidentialité et dans les Mentions légales.

18. Architecture multi-entreprises et modes de facturation

Un client peut regrouper plusieurs entreprises (« tenants ») sous une même organisation propriétaire, chacune conservant sa propre identité juridique, sa propre comptabilité et son isolement strict des données des autres entreprises, y compris celles de la même organisation. L'accès de chaque utilisateur à chaque entreprise reste gouverné par les rôles définis à l'article 2.

Le client choisit, pour l'ensemble de son organisation, l'un des trois modes de facturation de ses abonnements SANZA : facturation séparée (chaque entreprise reçoit sa propre facture), facturation groupée (une facture unique pour l'organisation, avec le détail de chaque entreprise en annexe), ou facturation hybride (certaines entreprises facturées séparément, d'autres groupées). Le changement de mode prend effet au prochain cycle de facturation.

Une remise de 5 % s'applique aux entreprises autres que la première inscrite d'une même organisation, non cumulable avec un code de remise commerciale sur la même entreprise (article 10).

19. Partenaires expert-comptables référencés

BAHINIBA anime un réseau de partenaires experts-comptables référencés (le « Marketplace SANZA »), qui peuvent recommander SANZA à leurs propres clients ou assurer un accompagnement rémunéré. Un partenaire référencé n'est ni un mandataire de BAHINIBA, ni habilité à engager BAHINIBA au-delà des termes de son propre contrat de référencement avec BAHINIBA.

Un partenaire disposant d'un accès conseil à une entreprise cliente, à la demande de celle-ci, n'accède qu'aux données de cette entreprise et dans les limites que celle-ci a autorisées. La responsabilité des conseils, recommandations ou prestations d'un partenaire envers une entreprise cliente relève de la seule relation contractuelle entre ce partenaire et cette entreprise ; elle n'engage pas BAHINIBA.

20. Templates pays

Pour faciliter la configuration initiale, SANZA propose par pays un modèle de paramétrage indicatif (« template pays » : plan comptable, taux de TVA usuels, cotisations sociales, calendrier fiscal, mentions légales courantes), établi et régulièrement révisé avec le concours d'experts-comptables partenaires (article 19). Ce modèle est fourni à titre indicatif uniquement : son application effective à une entreprise cliente, et sa validation, relèvent de la responsabilité du gérant de cette entreprise ou de l'expert-comptable qu'il mandate à cet effet, jamais de BAHINIBA seule. Chaque application d'un template, ou chaque choix de ne pas l'appliquer, est journalisé et horodaté.

21. Cachet numérique et signature électronique

SANZA propose la génération automatique d'un cachet numérique pour l'entreprise cliente, à partir des informations légales que celle-ci a elle-mêmes saisies (raison sociale, RCCM, identifiant fiscal, adresse, régime fiscal). Le client demeure seul responsable de l'exactitude de ces informations ; une inscription erronée d'une mention légale sur un document engage sa seule responsabilité, comme pour toute autre saisie dans SANZA. L'upload d'un cachet physique existant reste possible à tout moment et prévaut alors sur le cachet généré.

Chaque document définitif émis depuis SANZA peut porter un bloc de signature identifiant l'utilisateur l'ayant validé (nom, rôle, horodatage, identifiant de vérification), avec un QR code de vérification propre à SANZA permettant à un tiers de confirmer l'authenticité et l'intégrité du document reçu — ce QR code de vérification est distinct de tout QR code de certification fiscale (article 13) lorsque les deux figurent sur le même document.

Précision sur la portée juridique. Ce mécanisme constitue une signature électronique simple au sens de l'Acte additionnel CEDEAO A/SA.SA.2/01/10 du 16 février 2010 portant transactions électroniques, et bénéficie de la reconnaissance de validité des documents et signatures électroniques prévue aux articles 82 à 85 de l'Acte Uniforme OHADA relatif au Droit Commercial Général. Il ne constitue pas une signature électronique qualifiée reposant sur un certificat délivré par un tiers de confiance certifié ; les parties reconnaissent qu'une telle infrastructure n'est pas mobilisée par ce mécanisme, dont la portée est celle décrite au présent article et non une garantie cryptographique supérieure.

22. Modification des conditions

Toute modification substantielle des présentes, y compris du Contrat de sous-traitance annexé, est notifiée au moins 30 jours avant son entrée en vigueur. La poursuite de l'utilisation du service après cette date vaut acceptation. En cas de refus, le client peut résilier avant l'entrée en vigueur.

23. Droit applicable et litiges

Les présentes sont régies par le droit togolais et par les Actes uniformes OHADA applicables. En cas de litige, les parties recherchent d'abord une solution amiable dans un délai de 30 jours. À défaut, compétence exclusive est attribuée aux juridictions compétentes de Lomé.

24. Contact

BAHINIBA, Adidogomé, Lomé, Togo. E-mail : info@bahiniba.com. WhatsApp : +228 71675944.